Чтобы организовать работу клиники в системе управления, администратор первоначально должен создать все необходимые кабинеты, дать им названия и присвоить номер. После этого все созданные вами кабинеты будут отображаться в расписании клиники.
При использовании версии с отдельными складами для каждого кабинета параллельно с созданным кабинетом автоматически формируется склад - кабинет с соответствующим номером во вкладке «Склад» (см. раздел инструкции Склад / Склады-кабинеты).
Строка создания нового кабинета всегда находится вверху, над существующими. Названия и номера кабинетов подлежат редактированию, а сами кабинеты можно удалить (при условии, что на соответствующем складе нет истории движения материалов).

После создания кабинетов администратору необходимо создать все требуемые для клиники ДОЛЖНОСТИ и СПЕЦИАЛЬНОСТИ, чтобы затем присвоить их вновь созданным сотрудникам.
Для добавления должности перейдите в раздел СПИСОК ДОЛЖНОСТЕЙ и в первой строке, возглавляющей список, введите название должности и нажмите «Добавить должность». После этого добавленная должность добавляется вниз по списку и вы можете ее отредактировать, удалить ее или добавить ей специальность.
Чтобы присвоить специальность должности, необходимо найти строку вновь созданной должности и нажать на кнопку «+ Специальность». Снизу под должностью появится строка, в которой нужно ввести название специальности и нажать «Сохранить». После сохранения новой специальности ее можно будет редактировать или удалить.
Все созданные специальности разбивают должность на несколько отдельных позиций. То есть, назначая сотруднику должность, которая имеет специальности, невозможно назначить просто должность без специальности. Это значит, что вы не можете присвоить сотруднику должность ВРАЧ, не указав при этом специальность этого врача, например, Врач – косметолог.
Должности Врач и Ассистент созданы по умолчанию и не подлежат редактированию, за исключением их специальностей. Это сделано по той причине, что только врачам и ассистентам можно назначить постоянный рабочий кабинет и включить в расписание.

После создания всех необходимых должностей администратор обязан присвоить им соответствующие уровни доступа, которые будут позволять или запрещать должностям выполнять те или иные действия, а также просматривать определенную информацию.
Уровни доступа присваиваются только отдельным должностям. Специальности будут иметь тот же уровень доступа, что и должность, к которой они относятся.
По горизонтали отображены все созданные вами должности, а по вертикали располагаются действия, которые вы можете разрешить или запретить для определенных должностей.
Чтобы разрешить доступ к действию, вам необходимо нажать на минус «-», тем самым включив в нужной ячейке разрешение. После этого на месте серого минуса появится «+», что будет означать, что действие разрешено. Отключение права доступа происходит обратным действием.

Далее, в разделе СПИСОК СОТРУДНИКОВ администратор вносит в систему управления всех сотрудников клиники.
При добавлении сотрудника вы указываете его личные данные, занимаемую должность или несколько должностей, при необходимости присваиваете ему кабинет и указываете формат его заработной платы. Если формат заработной платы сотрудника не фиксированный, вам необходимо ввести процент, который будет начисляться контрагенту по итогам завершенных приемов. Затем вы задаете сотруднику клиники логин и пароль для входа в систему и нажимаете кнопку «Сохранить», после чего профиль сотрудника добавляется в общий список.
Чтобы задать сотруднику рабочий график, вам необходимо выбрать его из списка, после чего в левой части экрана отобразится информация о его профиле. Здесь вы можете указать продолжительность его рабочего дня в разные дни недели или задать сотруднику ненормированный рабочий график, что позволит вам вносить его в расписание клиники самостоятельно. Чтобы присвоить график работы сотруднику, нажмите «Сохранить изменения в графике работы».
Сотрудники, за которыми закреплен кабинет, будут автоматически отображаться в расписании клиники в соответствии с графиком их работы. То есть система автоматически создает смены врачей и их ассистентов на все последующие дни согласно графика, но при условии, что их график работы вкладывается в рамки графика работы клиники. Если это условие не соблюдено, то смены, создаваемые по умолчанию, будут ограничиваться началом и концом работы клиники. Смены сотрудников с ненормированным графиком не создаются в расписании. Таким сотрудникам необходимо создавать смену вручную в свободном кабинете.
Когда администратору потребуется внести изменения в расписание по причине длительного отсутствия сотрудника, уехавшего в отпуск, необходимо отметить «временно отсутствует» в рабочем графике отпускника. В таком случае сотрудник будет исключен из расписания клиники и в запланированных его визитах он фигурировать не будет. Если это врач, на его место в кабинет может быть назначен другой специалист. По окончании отпуска врачу, для восстановления графика, снова присваивается его кабинет, и он возвращается в текущее расписание, но предварительно из кабинета необходимо исключить его сменщика, если таковой был назначен.
Вы можете редактировать данные сотрудника и просматривать выполненные им работы, нажав на значок в виде глаза. Сотрудники могут быть уволены, после чего их профили сохраняются в системе с пометкой «уволен». Впоследствии таких сотрудников можно восстановить в должности.